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Como se sabe, la información (tanto interna como externa) es un elemento clave y estratégico dentro de las organizaciones, así como un elemento que resalta su competitividad. 

La adecuación de las herramientas informáticas para la gestión integral de documentación será un elemento que ha de analizarse con cuidado por parte de los servicios de información y documentación de toda la institución al momento del diseño y desarrollo de un sistema de gestión electrónica de la información.  

Conforme pasan los años, el uso de documentación en soporte físico ya no son de los más utilizadas, ya que gracias a la transformación digital se han comenzado a incorporar herramientas digitales para gestión documental. Sin embargo, aún falta para que la mayoría de las instituciones cuenten con un soporte digital para la administración de su documentación.  

Con el empleo de un software de gestión documental se facilita además el acceso y edición de la documentación con tecnologías tan habituales como son el cloud computing y almacenamiento en la nube. Además, el riesgo de pérdida, gracias a los sistemas de seguridad asociados, desaparece casi por completo.  

Además, gracias a la implementación de tecnologías de gestión documental, las organizaciones podrán ser más eficientes en el uso de la información, reduciendo costos y contar con la información oportuna, lo cual se verá reflejado en un incremento en la productividad.  

DSpace: solución para el acceso a los recursos de información

Con DSpace es una plataforma de código abierto que proporciona una serie de herramientas que permiten organizar, preservar y difundir información. Funciona como un archivo virtual donde se pueden almacenar todos los documentos electrónicos de una institución o empresa.  

Los archivos se cargan desde una interfaz web una única vez, de ahí son adjudicados a colecciones, donde se les agrega la información y los metadatos correspondientes para su posterior publicación.  

Además, el sistema facilita el proceso de búsqueda y organización de los documentos. Por lo cual, las instituciones tendrán un fácil almacenamiento, consultas rápidas y acceso de la información. 

Únicamente se requiere acceso a cualquier navegador de internet tanto para los clientes como para los administradores. Es importante mencionar, que respeta los estándares de accesibilidad y diseño responsivo. 

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