Durante los últimos años, la modernización de las organizaciones mediante el uso de Tecnologías de la Información (TIC) está generando nuevas oportunidades, así como desafíos. Uno de los retos es la transformación digital, es decir, la incorporación de herramientas tecnológicas en sus procesos de gestión documental.
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El incremento de los documentos electrónicos ha permitido que la implementación de softwares de gestión documental cobre una relevancia en nuestros días. En general, estas tecnologías utilizadas para la gestión de documentos se encargan de facilitar a las organizaciones la adquisición, gestión, almacenamiento y el compartir la información entre sus miembros.
En la actualidad existe una gran variedad de empresas que ofrecen softwares de gestión documental y a veces, puede parecer que todos los programas son iguales. Sin embargo, cada programa tiene una serie de especificaciones donde cada institución deberá valorar de acuerdo a sus necesidades.
Funciones que todo sistema de gestión documental debe contar
Si tu institución está considerando en seleccionar un sistema de gestión documental, te dejamos una lista con las funciones básicas con las que deberá de contar el sistema de gestión documental que selecciones:
- Potente buscador: Las organizaciones buscan un software para ordenar y clasificar los diferentes tipos de archivos que producen, por lo cual deberá permitir encontrar un documento de una manera fácil y sencilla.
- Flujos de trabajo: Debe permitir visualizar, editar y controlar los diferentes flujos de trabajo, los cuales definen las acciones que se deben de llevar a cabo para acceder a la información. Al definir los flujos de trabajo, se ayuda a amortizar de manera rápida la inversión realizada en el gestor documental, ya que ayuda a mejorar la productividad.
- Facilidad de uso: Debe ser sencillo de utilizar, de lo contrario el proceso de incorporación se complicará debido a la dificultad para aprender a utilizar el programa.
- Flexibilidad y escalabilidad: debe gestionar los documentos y adaptarse a las necesidades que se vayan presentando.
- Movilidad: los miembros de una organización no siempre están en su oficina, por lo que debe de permitir la consulta de recursos desde diferentes dispositivos.
- Seguridad: todo documento es importante, por lo que estos programas deben de garantizar la seguridad y privacidad en cualquier momento de la información de la empresa y/u organización.
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