Gracias a la era digital, desde un teléfono móvil u otro aparato con conexión a Internet, se puede obtener la información que necesitas en cualquier momento, obligando a la transformación digital a estar en todas las instituciones, tal como ha sido la implementación de la gestión documental, la cual ha enfrentado nuevos desafíos y adaptándose a las nuevas tecnologías y formas de comunicación.
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La incorporación de las nuevas tecnologías de la información (TIC) tanto por empresas, instituciones y universidades en los diferentes procesos de producción y de gestión han modificado los modos y formas de trabajo dentro de las mismas, este cambio se ha evidenciado en los procesos relacionados con la gestión de la información, donde el incremento de contenidos digitales, su diversidad de fuentes y formatos, así como la convivencia obligada con los soportes de papel, ha acelerado el desarrollo de nuevas políticas de gestión documental.
En los últimos años, han surgido tecnologías que permiten el almacenamiento y la gestión de documentos, las cuales han desarrollado tanto dispositivos con una alta capacidad de almacenamiento de información como programas que permiten crear un registro de los contenidos, así como permitir el almacenamiento y la recuperación de manera eficiente.
5 retos de la gestión documental en las organizaciones
En este artículo resumimos algunos retos a los que los profesionales documentalistas y archivistas se enfrentan en la era digital.
1. Gestionar de manera adecuada los activos de información de riesgo: Consiste en saber administrar y organizar de manera correcta aquellos documentos que contengan información, ya sea confidencial o tengan vinculación legal o fiscal.
2. Integración de la normativa ISO a la gestión documental: La gestión documental debe estar integrada dentro de las normas internacionales. Existen programas de gestión documental que facilitan la integración, ya que estandarizan muchos de los procesos de forma automática.
3. Tener claro la importancia de la documentación en la organización: Los activos relacionados con la información se han considerado como secundarios. Sin embargo, esta tendencia está cambiando, ya que las organizaciones han comenzado a integrar herramientas como softwares de gestión documental para potenciar la eficiencia de los procesos productivos de la empresa.
4. Digitalización de activos físicos: las organizaciones aún cuentan con documentación impresa, por lo que si desean tener una herramienta de gestión de documentos es necesario que se digitalicen todos sus activos físicos.
5. Integración con otros softwares de gestión presentes en la empresa: Actualmente, pequeñas y medianas empresas, cuentan con soluciones empresariales como el ERP o CRM, por lo que es necesario que todos los sistemas operen en sintonía y de manera efectiva para que la productividad de la organización no se vea afectada.
Actualmente, las nuevas tecnologías han permitido el aumento de la cantidad de documentos disponibles en formato digital, cada día se crean, reciben, envían y resguardan un número mayor de archivos en las empresas, sin importar su sector y a nivel mundial.
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