La constante evolución de la web, ha provocado la sustitución de páginas y documentos impresos por aquellos que son generados de manera dinámica, los cuales propician una interacción con el usuario. Esto sucede, porque estos cuentan con una lógica de procesos y flujos de trabajo definido por los creadores del servicio y la disponibilidad en repositorios de información, dando paso así a los softwares de gestión documental.

La gestión documental consiste en la serie de normas técnicas, prácticas y aquellas estrategias a las que recurre una organización al momento de gestionar y administrar los documentos, lo que se ha convertido en un elemento importante, puesto que se pueden recuperar los archivos las veces que sean necesarias, creando así una preservación documental, por que es necesario contar con un buen sistema de gestión documental para ello.

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El uso de servicios de información y documentación accesibles a través de internet, ha estado en aumento en los últimos años. Los softwares de gestión documental han adquirido una importancia en los últimos años, ya que gracias a estos sistemas informáticos todos los empleados de la empresa pueden acceder a todos los documentos o imágenes digitales de una manera fácil y rápida.

Ventajas de software de gestión documental open source

Dentro de los principales beneficios que se encuentran en la utilización de este tipo de softwares se encuentran:

• Personalización de funcionalidad estándar: Permite la flexibilidad y la adaptación a las necesidades actuales y posibles cambios en la organización, así como la extensión que acompañe durante el crecimiento de la misma.
• Mejora la colaboración: Facilita el acceso a documentos digitalizados, además facilita el compartir los archivos. Por otro lado, los colaboradores pueden saber cuando otros colaboradores han accedido a un documento compartido y lo han modificado.
• Mejora los flujos de trabajo: Mediante la utilización de reglas de validación y realizar acciones específicas en los documentos, se agiliza la clasificación de los contenidos de una forma automática, lo cual acelera los procesos de la organización.

DSpace Solutions: Acceso a tus recursos de manera fácil

DSpace es un software de código abierto que proporciona una serie de herramientas para la administración de colecciones digitales, las cuales permiten organizar, preservar y difundir la información. Comúnmente se ha utilizado como una solución de repositorio institucional.

Funciona como un archivo virtual donde se pueden almacenar todos los documentos electrónicos de una institución o empresa.

Los archivos se cargan desde una interfaz web una única vez, de ahí son adjudicados a colecciones, donde se les agrega la información y los metadatos correspondientes para su posterior publicación.

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