En las organizaciones, empresas o instituciones se tienen que trabajar con una gran cantidad de documentos, por lo que contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida representaría un gran beneficio para las compañías.
Por gestión documental se entiende al conjunto de tecnologías y técnicas utilizadas para gestionar y centralizar los documentos de una organización mientras se accede a la información desde un solo lugar sin necesidad de ingresar demasiadas contraseñas. El objetivo principal es administrar el flujo de estos documentos lo que dure su ciclo de vida, lo cual implica una mejora en varios aspectos de la administración de una empresa.
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Gracias a la implementación de tecnologías de gestión documental, las organizaciones podrán ser más eficientes en el uso de la información, reduciendo costos y así contar con la información oportuna, lo cual se verá reflejado en un incremento en la productividad.
Además, el sistema facilita el proceso de búsqueda y organización de los documentos. Por lo cual, las empresas tendrán un fácil almacenamiento, consultas rápidas y acceso de la información.
Beneficios de la incorporación de un software de gestión documental
Se podría resumir la importancia de incorporar un software de gestión documental en los siguientes puntos:
- Evita la pérdida de documentos y tiempo, pues están en un servidor documental central.
- Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada desde un solo lugar.
- Control de cambio y acceso que se realizan los documentos.
- Indexación de los metadatos para su fácil recuperación.
Además, permite reducir costes e incrementar la eficacia operativa, ya que se ahorraría tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestión de documentos y procesos de la empresa.
Remote Xs: Solución para el acceso a base de datos
Remote Xs, es una compuerta virtual que proporciona acceso seguro a los recursos electrónicos dispersos de la institución, reuniéndolos en una misma plataforma junto con publicaciones electrónicas suscritas, libros y/o cualquier contenido disponible en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Al mismo tiempo, podrás conocer con precisión, a través de estadísticas, quién está accediendo a la plataforma, en qué momento y qué recursos está utilizando. RemoteXs funciona y se acopla con base en la plataforma y contenido existente, por medio del registro y de la autentificación de la dirección IP del servidor proxy.
Brinda una interfaz amigable para administradores con opciones únicas y propias de una nueva generación de herramientas para la proxificación de las URL de los recursos electrónicos.
La digitalización de los documentos de las empresas ha sido un gran desahogo para el mundo de la fabricación de papel, puesto que ha generado la tala de menos árboles. La gestión se ha vuelto más cómoda con la creación de este tipo de software y son muy recomendables. Gracias por mostrar esta información.