La tecnología va cambiando aspectos de la vida cotidiana y la digitalización se ha ido introduciendo en los hábitos y formas de trabajo. Actualmente las cosas que se gestionaban en papel o en documentos impresos ya no son tan necesarias o ya no están dentro de las prácticas de algunas organizaciones.
Uno de los beneficios que ofrece la digitalización es que permite conservar la documentación alojada en un ordenador, evitando ocupar un espacio físico en los archiveros de las oficinas. Asímismo, siguiendo el avance de la tecnología se puede utilizar la nube o diferentes herramientas para almacenar documentos, olvidando la capacidad de almacenamiento limitada de una computadora.
¿En qué consiste la digitalización?
La digitalización consiste en la conversión de un documento físico a un archivo en formato digital, ya sea en PDF, JPG o cualquier otro formato. Además, permite organizar documentos y registros que la empresa pueda tener en archivadores, lo cual, al tenerlos en formato digital, facilita y aumenta el acceso a ellos de manera más fácil y rápida.
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La información es la base fundamental de la actividad empresarial y organizacional, por lo que buscar métodos o herramientas para protegerla de la mejor manera no solo permite a los trabajadores y/o usuarios controlar lo producido, sino que les ayuda a mantener los estándares de seguridad de los datos.
Algunas ventajas de la digitalización de documentos
La digitalización es un procedimiento que las empresas realizan con el fin de:
- Disminuir el uso de almacenamiento físico, para liberar espacio.
- Ahorrar en el tiempo de consulta de la información, ya sea desde un ordenador o en la nube, siendo accesibles desde cualquier lugar.
- Optimizar registros y administraciones documentales.
- Garantizar la seguridad por medio de copias de seguridad.
- Controlar el acceso a la información y mayor seguridad, ya que solo estarán disponibles para personas autorizadas.
- Organizar la información a partir de categorías.
- Se garantiza su conservación, puesto que no se deteriorarán con el paso del tiempo.
- Mayor eficiencia de los empleados al no tener que desplazarse y perder tiempo en la búsqueda de algún documento determinado.
La digitalización documental se ha convertido en una solución para aquellas organizaciones que utilizan de manera constante y abundante de archivos.
DSpace: Una solución para la accesibilidad de tu información
DSpace es una plataforma de código abierto que permite organizar, preservar y difundir información. Funciona como un archivo virtual donde se pueden almacenar todos los documentos electrónicos de una institución o empresa.
Únicamente se requiere acceso a cualquier navegador de internet tanto para los clientes como para los administradores. Es importante mencionar, que respeta los estándares de accesibilidad y diseño responsivo.