La incorporación de las nuevas tecnologías de la información (TIC) tanto por empresas, instituciones y universidades en los diferentes procesos de producción y de gestión han modificado los modos y formas de trabajo dentro de las mismas. Lo anterior, tiene repercusiones para los servicios de información y la gestión de documentos, así como para los profesionales y/o encargados de gestionar el conocimiento generado en dichos sistemas.
Como se sabe, la información (tanto interna como externa) es un elemento clave y estratégico dentro de las organizaciones, así como un elemento que resalta su competitividad. La adecuación de las herramientas informáticas para la gestión integral de documentación, serán elementos que se han de analizar con cuidado por parte de los servicios de información y documentación de toda la institución al momento del diseño y desarrollo de un sistema de gestión electrónica de la información.
También puedes leer: Importancia de la gestión documental en las instituciones
El incremento de los documentos electrónicos ha permitido que la implementación de softwares de gestión documental cobre una relevancia en nuestros días. En general, estas tecnologías utilizadas para la gestión de documentos se encarga de facilitar a las organizaciones la adquisición, gestión, almacenamiento y el compartir la información entre sus miembros.
Información, Tecnología y gestión de documentos
Actualmente, las nuevas tecnologías han permitido el aumento de la cantidad de documentos disponibles en formato digital, cada día se crean, reciben, envían y resguardan un número mayor de archivos en las empresas, sin importar su sector, en todo el mundo.
En los últimos años, han surgido tecnologías que permiten el almacenamiento y la gestión de documentos, las cuales se han desarrollado en dispositivos con una alta capacidad de almacenamiento de información, como en programas que permiten crear un registro de los contenidos, así como permitir el almacenamiento y la recuperación de manera eficiente.
La tecnología para la gestión de documentos electrónicos pueden clasificarse según estas categorías:
- Gestión de documentos: Permiten la recuperación de forma rápida y eficiente de archivos creados de manera electrónica. Permiten mantener la información almacenada sobre las revisiones realizadas y añadirles mayor seguridad.
- Imaging: Crear imágenes en formato digital a partir de documentos impresos, así como asociarlos a índices, almacenarlos, recuperarlos y distribuirlos como imágenes de los originales.
- Flujos de trabajo: Planifican procesos y envían de manera automática los documentos a los diferentes departamentos. Ayudan a la automatización de ciertos procesos de trabajo internos de la organización.
Muchas organizaciones tienen que manejar grandes volúmenes de información (registros corporativos, documentos, hojas de cálculo, etc.) por lo cual, el concepto de sistema de gestión de documentos o de información se ve asociado al uso efectivo y a la disponibilidad de información en formato digital como una cuestión de vital importancia para las empresas.
Remote Xs: Solución para el acceso a base de datos
Con Remote Xs, podrás dar acceso a los recursos electrónicos de tu institución de manera segura. Desde una compuerta virtual podrás acceder a publicaciones electrónicas suscritas, libros y/o cualquier contenido disponible en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Además, Remote Xs funciona y se acopla con base en la plataforma y contenido existente. Por otro lado, brinda una interfaz amigable para administradores con opciones únicas y propias de una nueva generación de herramientas para la proxificación de las URL de los recursos electrónicos.