Un repositorio institucional Open Access, es un espacio en la nube donde se depositan archivos en formatos digitales, materiales derivados de la producción científica o académica de una institución. Su objetivo es facilitar el acceso a la comunidad científica y a las personas en general a los resultados de la investigación realizada por sus miembros y aumentar la visibilidad de la producción científica de la institución, asimismo, contribuir en la preservación de los documentos digitales allí depositados, pero ¿cómo puedo poner en marcha un repositorio institucional para mi centro educativo? Aquí te damos las claves principales.
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Primeros pasos para poder utilizar un repositorio institucional
- Tener un conocimiento claro de las necesidades de la comunidad de la institución y de los objetivos de nuestro repositorio.
- Conocer la infraestructura tecnológica que posee nuestra institución, así como los recursos personales y económicos con los que cuenta la misma.
- ¿Se cuenta con el apoyo de las autoridades institucionales? ¿Quiénes serán los principales productores y/o proveedores de contenido?: Se debe tomar en cuenta que la responsabilidad de su implementación recae principalmente en un nivel superior a las autoridades institucionales; en su base, a profesores y personal administrativo; los centros informáticos y en el personal bibliotecario.
- Al decidir sobre la arquitectura de nuestro Repositorio Institucional se debe tener en cuenta si será:
- Sistema centralizado, donde todos los contenidos se encuentran en una base de datos y existe un único repositorio para todas las unidades.
- Sistema distribuido donde existe una base de datos para cada tipo de documento o para cada unidad organizativa.
¿Qué tipo de contenidos incluir en mi repositorio institucional?
El tipo de contenido a incluir en nuestro repositorio estará en función de la misión para la que lo hayamos creado, por ejemplo:
- Si será un sistema de gestión de contenidos digitales de nuestra institución, se podrá aceptar todos los contenidos que genere, como: administrativos, culturales, etc.
- Si se crea en apoyo a la investigación y la docencia, se pueden incluir contenidos en bruto (data), objetos de aprendizaje, publicaciones informales o contenidos que no planean publicarse.
Finalmente, es importante conocer el tipo de documentos que depositaremos en estos repositorios, ya sea en función de nuestros objetivos o del software que escojamos. Es importante también conocer la capacidad del programa de poder gestionar todo tipo de documentos.
Además, también debe conocerse el acceso a los contenidos, si será todo Open Access o se harán algunas restricciones, si este último es el caso, entonces habría que determinar a los usuarios que se les harán dichas restricciones. Un ejemplo de ello se da en el MIT, donde su repositorio es DSpace con el que la mayoría de su contenido es de libre acceso para todo el que lo requiera, con las excepciones de que el dueño puede bloquear temporalmente (máximo un año) el acceso a algún documento si así lo requiere teniendo en cuenta que, pasando este lapso, el archivo tendrá un acceso ilimitado.
Ahora que conoces las bases para tu repositorio institucional, ya puedes comenzar a implementarlo, con el software que se adapte mejor a las necesidades de tu institución.
