El uso de servicios de información y documentación accesibles a través de internet, ha estado en aumento en los últimos años.
La constante evolución de la web, ha provocando la sustitución de páginas y documentos impresos por aquellos que son generados de manera dinámica, los cuales propician una interacción con el usuario. Esto es porque estos cuentan con una lógica de procesos y flujos de trabajo definido por los creadores del servicio y la disponibilidad en repositorios de información.
La complejidad de los servicios y/o de los sistemas que los soportan, hizo necesaria la formulación de un corpus teórico y práctico donde se combinen técnicas clásicas de gestión de información en las organizaciones pero con las características propias del mundo digital.
Por lo anterior, los sistemas de gestión documental se están convirtiendo en una pieza cada vez más importante para las empresas. Esto se debe a que estos aseguran una información organizada y eficiente, y esto favorece a la productividad empresarial.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
Es un sistema de procesos diseñado para efectuar el seguimiento, almacenamiento, administración y control del flujo de documentos y archivos.
Con el empleo de un software de gestión documental se facilita además el acceso y edición de la documentación con tecnologías tan habituales como son el cloud computing y almacenamiento en la nube. Además, el riesgo de pérdida, gracias a los sistemas de seguridad asociados, desaparece casi por completo. Este tipo de herramientas también se denominan Gestores de Contenido Empresarial (Enterprise Content Management en Inglés).
Es un sistema de procesos diseñado para efectuar el seguimiento, almacenamiento, administración y control del flujo de documentos y archivos.
Con el empleo de un software de gestión documental se facilita además el acceso y edición de la documentación con tecnologías tan habituales como son el cloud computing y almacenamiento en la nube. Además, el riesgo de pérdida, gracias a los sistemas de seguridad asociados, desaparece casi por completo. Este tipo de herramientas también se denominan Gestores de Contenido Empresarial (Enterprise Content Management en Inglés).
Hoy en día no se puede entender la implantación de un sistema de gestión documental sin el uso de programas informáticos que faciliten esa labor, para realizar estas tareas es posible utilizar un software de gestión documental avanzado.
Remote Xs: Solución para el acceso a base de datos
Una compuerta virtual que proporciona acceso seguro a los recursos electrónicos dispersos de la institución, reuniéndolos en una misma plataforma junto con publicaciones electrónicas suscritas, libros y/o cualquier contenido disponible en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Al mismo tiempo, podrás conocer con precisión a través de estadísticas, quién esta accediendo a la plataforma, en qué momento y qué recursos está utilizando.
Remote Xs funciona y se acopla con base en la pataforma y contenido existente, por medio del registro y de la autentificación de la dirección IP del servidor proxy.
Brinda una interfaz amigable para administradores con opciones únicas y propias de una nueva generación de herramientas para la proxificación de las URL de los recursos electrónicos.
REFERENCIAS:
GILBANE, F. (2000),”Whats content management? ” En: The Gilbane Report , vol. 8, n. 8(disponible en http://www.gilbane.com/gilbane_report.pl/6/What_is_Content_Management ; consultado 16.03.2020).
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